1. 먼저 기억할 한 가지
프로그램은 원장님의 운영 철학을 대신 정하지 않습니다. 원장님이 정한 규칙을 회원과 직원에게 같은 방식으로 적용하고, 빠뜨리기 쉬운 기록을 남기도록 도와주는 도구입니다.
출석 시간 기록, 잔여 횟수 계산, 마감 시간 적용, 대기 순서와 반복 알림처럼 기준이 분명한 일
부상·질병 예외, 환불, 민감한 회원 연락, 얼굴 출석 동의와 같이 사람의 판단과 설명이 필요한 일
2. 출석 방법은 빠르면서도 막히지 않아야 합니다
한 가지 방식만 강요하면 조명, 카메라, 배터리, 회원 휴대폰 상태에 따라 입구가 멈춥니다. 누구나 쓸 수 있는 대안을 항상 남기고, 선택 기능은 필요한 회원만 사용하게 하세요.
| 방법 | 잘 맞는 상황 | 원장님이 확인할 점 |
|---|---|---|
| 전화번호 뒤 4자리 PIN | 모든 회원의 기본 대안 | 중복 번호가 있을 때 이름 확인 절차, 화면 엿보기 방지 |
| 회원 앱 QR | 휴대폰을 자주 쓰는 회원 | 짧은 유효시간, 재사용 방지, 화면 밝기와 카메라 위치 |
| 선택형 얼굴 대조 | 동의한 회원의 빠른 체크인 | 명확한 동의, 보관·삭제 기준, 조명과 기기 성능, PIN 대안 |
현장 테스트 순서
- 첫 수업 전 테스트 회원으로 PIN, QR, 얼굴 대조를 각각 한 번 실행합니다.
- 와이파이를 잠시 끊어 오프라인 안내와 복구 후 동기화를 확인합니다.
- 카메라 권한을 거부했다가 다시 허용하고, 앱을 잠갔다 열어도 안내가 이해되는지 봅니다.
- 실패했을 때 회원이 2초 안에 다음 행동을 알 수 있는지 확인합니다.
3. 예약·취소·노쇼는 문장으로 먼저 정합니다
“상황을 보고 처리”라는 규칙은 매번 감정 노동을 만듭니다. 아래 네 문장을 직원과 회원이 같은 뜻으로 이해할 수 있게 정한 다음 시스템에 입력하세요.
수업 시작 몇 분 또는 몇 시간 전까지 예약할 수 있나요?
언제까지 취소하면 횟수를 돌려주나요?
늦은 취소와 연락 없는 결석을 같은 기준으로 처리하나요?
부상·질병 등 예외는 누가 승인하고 어디에 메모하나요?
4. 수강권과 홀딩은 ‘판매 당시 약속’과 같아야 합니다
횟수권, 기간권, 주 N회권이 섞이면 계산보다 설명이 먼저 꼬입니다. 가격표, 상담 문구, 결제 기록과 시스템 설정이 같은지 확인하세요.
| 항목 | 반드시 정할 질문 | 기록 위치 |
|---|---|---|
| 시작일 | 결제일과 첫 수업일이 다를 때 언제 시작하나요? | 수강권 시작일 |
| 횟수 차감 | 출석, 당일 취소, 노쇼 중 무엇이 차감되나요? | 예약·출석 규칙 |
| 홀딩 | 최대 횟수·일수, 만료일 연장, 예외가 있나요? | 홀딩 정책과 이력 |
| 연장·변경 | 서비스 연장이나 권종 변경을 누가 승인하나요? | 회원 메모와 변경 이력 |
| 환불 | 계약·관련 법규에 따른 계산과 승인 절차는 무엇인가요? | 결제 이력과 별도 증빙 |
5. 직원에게 필요한 화면만 보여주세요
편의를 위해 관리자 비밀번호를 공유하면 퇴사 후 회수와 변경 이력 확인이 어렵습니다. 원장, 강사, 프런트가 실제로 해야 하는 일만 적고 그에 맞는 권한을 부여하세요.
회원, 결제, 규칙, 지점, 권한과 운영 리포트를 최종 확인
자신의 수업 일정, 명단, 출석과 필요한 회원 메모만 확인
출석에 필요한 최소 정보만 표시하고 관리자 기능과 분리
본인의 예약, 수강권, 출석 이력과 스튜디오 공지만 확인
6. 하루 운영은 세 번만 확인해도 됩니다
| 언제 | 확인할 것 | 문제가 있으면 |
|---|---|---|
| 첫 수업 전 | 오늘 시간표, 강사, 지점, 태블릿 전원·카메라·네트워크 | PIN 대안으로 전환하고 기기 상태 기록 |
| 수업 직후 | 미출석·중복·수동 처리, 수강권 차감과 대기 승급 | 원본 기록을 지우기보다 사유를 남겨 정정 |
| 퇴근 전 | 오늘 결제, 출석 누락, 만료 예정, 발송 실패와 동기화 대기 | 담당자와 다음 확인 시점을 메모 |
7. 새 프로그램은 7일에 나눠 시작하세요
- 1일차: 지점, 프로그램, 운영 시간과 원장 계정을 확인합니다.
- 2일차: 시간표, 강사, 정원과 예약·취소 마감을 입력합니다.
- 3일차: 가격표와 수강권 규칙을 만들고 기존 안내문과 대조합니다.
- 4일차: 회원과 활성 수강권을 옮긴 뒤 총인원·잔여 횟수 합계를 비교합니다.
- 5일차: 관리자, 강사, 회원, 키오스크 화면을 테스트 계정으로 각각 확인합니다.
- 6일차: 한 수업만 실제와 같은 방식으로 예약부터 출석·마감까지 연습합니다.
- 7일차: 기존 자료를 바로 버리지 말고 백업한 상태에서 첫 실제 수업을 운영합니다.
무료 운영 준비 체크리스트
이 체크 상태는 서버로 전송하거나 저장하지 않습니다. 현재 화면에서만 표시되며 인쇄할 수 있습니다.
원장님이 자주 묻는 질문
출석 방법은 PIN, QR, 얼굴 중 무엇이 가장 좋은가요?
PIN을 기본 대안으로 두고, QR은 회원 앱 이용자에게, 얼굴 대조는 동의한 회원과 지원 기기에만 선택적으로 적용하는 구성이 무난합니다.
노쇼 규칙은 어떻게 정해야 하나요?
예약·취소 마감 시간, 당일 취소와 무단 결석의 차감 여부, 예외 승인 담당자를 먼저 문장으로 정하고 모든 회원에게 같은 기준을 안내하세요.
수강권 홀딩은 자동으로 처리해도 되나요?
기간별 최대 횟수와 일수, 예외, 만료일 연장 방식을 먼저 정한 뒤 시스템 설정이 그 약속과 같은지 테스트해야 합니다.
프로그램을 바꾸기 전에 무엇을 준비해야 하나요?
회원 목록, 활성 수강권, 가격표, 시간표, 권한과 운영 규칙을 백업하고 테스트 회원으로 한 주 흐름을 먼저 확인하세요.
우리 스튜디오 규칙으로 직접 확인해보세요
PassFlow AI는 현재 Starter 범위를 2개월 동안 카드 등록과 자동 결제 없이 시험할 수 있습니다. 먼저 데모로 흐름을 보고, 실제 시간표와 수강권 규칙이 맞는지 확인한 뒤 결정하세요.